VIRO-BEURS 2023
1/ Deelname
7/ Schoonmaak en ontruiming van de stand
10/ Relatiegeschenken, transacties
11/ Broodjes
1/ Deelname
- De deelname aan de beurs als standhouder is voorbehouden aan virtuele bedrijven van COFEP.
- De standhouder heeft gedurende de beurs recht op de toegekende standruimte.
- De betaling van de standkosten dient te gebeuren bij ontvangst van de factuur.
- De inschrijving geldt pas na ontvangst van de betaling.
- Het inschrijvingsgeld wordt niet terugbetaald wanneer een virtueel bedrijf beslist haar inschrijving te annuleren.
- Inschrijvingen gelden in volgorde van betaling. Het inschrijvingsgeld wordt terugbetaald, indien er geen plaats als standhouder meer beschikbaar is.
- De standhouder is gedurende de gehele duur van de beurs verplicht om de standruimte te voorzien van voldoende materiaal en personeel.
- De standhouder is niet gerechtigd een zodanig gebruik van de standruimte te maken dat andere deelnemers of bezoekers daardoor schade of hinder (onder de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht) ondervinden.
- Het is niet toegestaan om buiten of boven de stand binnen het beurscomplex goederen, meubilair, uithangborden of reclamemateriaal te plaatsen of aan te brengen.
- De standhouder is niet gerechtigd om entreegelden, vergoedingen of tegenprestaties te vorderen van bezoekers voor het betreden van de standruimte of het daarin bijwonen van demonstraties, presentaties, e.d.
- Hogeschool PXL draagt zorg voor de handhaving van de orde binnen de gebouwen en terreinen. Zij geven daartoe zodanige voorschriften en aanwijzingen als zij in het belang van orde en veiligheid nuttig en nodig achten en regelen openstelling van gebouwen en terreinen voor het publiek.
- De deelnemer is verplicht zowel de voorschriften en aanwijzingen, bedoeld in het vorige lid, alsook overige (overheids-)voorschriften in het belang van orde en veiligheid, stipt na te leven en op te volgen. Hogeschool PXL is gerechtigd jegens de deelnemer die de verplichting, omschreven in de voorgaande zin, niet of niet geheel nakomt, zodanige voorzieningen te treffen als hem nuttig of nodig lijkt.
- Op de campus zelf is er maar een zeer beperkte parkeerruimte. Enkel voor laden en lossen is er toegang.
- Bij het laden en lossen kunnen standhouders zich aanmelden aan de slagboom aan de voorzijde en wordt hen toegang verleend. Na afspraak kan dit ook aan de achterzijde van de sporthal maar dat moet goed gecommuniceerd worden want aan die slagboom is geen bel.
- Nadien wordt gevraagd dat standhouders zich begeven naar één van de parkeerterreinen zoals aangegeven op https://www.pxl.be/Pub/Over-PXL/PXL-Bereikbaarheid.html#Campusplan. Parking 2 op dit plan is de eerste gratis parkeerruimte en ligt het dichstst bij de campus. Parking 1 ligt dichterbij, maar is betalend. Langs de Boudewijnlaan is ook een strook waar bussen zich kunnen parkeren voor scholen die met de bus komen.
- Hogeschool PXL is niet aansprakelijk voor schade, direct of indirect geleden door de deelnemer, diens personeel of diens bezoekers – bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke andere oorzaak dan ook daaronder begrepen – indien deze schade is veroorzaakt door derden.
- De deelnemer vrijwaart Hogeschool PXL tegen iedere aanspraak van derden, wegens schade, hoe ook genaamd, veroorzaakt door de deelnemer zelf, diens personeel of diens bezoekers.
- Het staat de deelnemer vrij, met inachtneming van de door PXL gegeven voorschriften of aanwijzingen, de standruimte naar eigen inzicht in te richten.
- De inrichting van de stand moet gebeuren op dinsdag 21 november tussen 10.00 uur en 11.30 uur. Inrichting van de stand buiten deze uren wordt niet toegelaten.
- Aansluitpunten voor elektra, verwarming- en ventilatie-installaties of brandbeveiligingsapparatuur, die zich eventueel in, boven of op de vloer van de standruimte bevinden, moeten te allen tijde gemakkelijk bereikbaar en vrij blijven.
- Er mag geen vloerbedekking op de vloer worden aangebracht.
- Een enkele stand wordt voorzien van 1 tafel, 4 stoelen en elektriciteit.
- Een dubbele stand wordt voorzien van 2 tafels, 8 stoelen en elektriciteit.
- Er worden geen laptops, noch zijdelingse scheidingswanden voorzien. Indien het virtueel bedrijf geen mogelijkheid tot projectie aanvraagt, bestaat de kans dat er een bakstenen muur als achterwand dienst doet.
- Ledige emballage mag zich niet buiten de door Hogeschool PXL aangewezen ruimte bevinden.
- Stopcontacten zijn enkel voor verlichting en kleine verbruikers (bv laptop). Iets aansluiten kan pas na goedkeuring door een medewerker om te verhinderen dat we continu stroomproblemen krijgen door installaties die niet in orde zijn. Wafelijzers of toestellen die warmte produceren zijn niet toegelaten omdat we al met veel verbruikers op één kring gaan zitten.
7/ Schoonmaak en ontruiming van de stand
- De standhouder is verplicht te zorgen voor het schoonmaken/-houden van zijn stand.
- De standhouder wordt geacht de standruimte na ontruiming in dezelfde staat achter te laten als waarin deze hem door PXL ter beschikking werd gesteld. Eventuele geconstateerde beschadigingen en verontreinigingen worden door de Hogeschool PXL hersteld en de hieraan verbonden kosten worden aan de standhouder doorgerekend;
- Met de ontruimingswerkzaamheden, afvoertransporten, aanvoer van verpakkingen en andere hulpmaterialen en het inpakken van goederen mag pas worden gestart na sluiting van de beurs.
- De ontruiming van de stands mag in geen enkel geval gebeuren voor PXL hiervoor de toestemming gegeven heeft. Het einde van de beurs is voorzien om 15.30 uur.
- Alle uitgangen, doorgangen, gangpaden, nooduitgangen, trappen, enz. mogen op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden versperd.
- Alle brandblusmiddelen, brandkranen, afsluiterputten moeten steeds zichtbaar en direct bereikbaar blijven. Aanwezige sprinklerinstallaties moeten onbelemmerd kunnen functioneren.
- Voor de opbouw en aankleding van de stand, incl. decoratiemateriaal mogen geen licht ontbrandbare stoffen worden gebruikt.
- Het is de standhouder verboden apparaten, toestellen, kachels, haarden e.d. met open vuur te demonstreren.
- Het is eveneens verboden om in de gebouwen motorvoertuigen te exposeren, dan wel toe te passen bij de standbouw en inrichting tenzij de brandstoftank geheel of vrijwel geheel leeg en op slot is, en de accuklemmen niet aan de accu verbonden zijn.
- De standhouder is verplicht alle aanwijzingen door Hogeschool PXL en/of brandweer onverwijld op te volgen;
- In het beursgebouw geldt een absoluut rookverbod.
- Er zijn maximaal 300 mensen toegelaten vanwege de brandveiligheid.
- Hogeschool PXL zal zodanige maatregelen nemen en zodanige voorschriften geven als zij nodig achten voor de beveiliging.
- De goederen van de deelnemer zijn en blijven voor eigen rekening en risico. Hogeschool PXL sluit iedere aansprakelijkheid uit terzake van schade aan, verzoek of diefstal van op het beurscomplex aanwezige goederen.
- De standhouder draagt zelf zorg voor het toezicht op zijn stand gedurende de tijd dat de beurs wordt opgebouwd, tijdens de uren dat de beurs en het gebouw voor bezoek is opengesteld en gedurende de tijd dat deze wordt ontruimd.
10/ Relatiegeschenken, transacties
- Als standhouder ontvang je voor persoonlijke aankopen 2 500 EUR per trainee. COFEP stort het totaalbedrag (2 500 EUR x aantal trainees) automatisch op de personeelsrekening na afsluiting van de inschrijvingen.
- Als bezoeker, verbonden aan een virtueel bedrijf, moet je een aanvraag doen om 2 500 EUR per trainee te ontvangen. Hiervoor vul je het aanvraagformulier ‘financiering personeelsaankopen’ in.
- Virtuele bedrijven die geen stand hebben op de beurs mogen geen verkooptransacties verrichten en geen promotie voeren in het beursgebouw.
- Tijdens de beurs zijn alle vormen van reële verkopen door standhouders en bezoekers strikt verboden.
- Tijdens de beurs kunnen bezoekers die niet bij een virtueel bedrijf horen aankopen doen met een beurskaart. Men kan maximaal 5000 EUR per virtueel bedrijf besteden, maar de persoonlijke aankopen moeten wel realistisch zijn. Beurskaarten zijn te koop aan de COFEP infodesk voor 1 EUR per stuk. Het deelnemende virtueel bedrijf handelt bezoekersverkopen af als contante verkopen, indien ze niet verwerkt worden met de Trade Fair POS of via de webshop.
11/ Broodjes
- Wie een broodje heeft besteld vindt in de beursmap zijn of haar bon. Het is de verantwoordelijkheid van elk virtueel bedrijf om de bonnen uit te delen aan de leerlingen. Zonder bon kan je geen broodje afhalen. Let op, dit broodje is niet gratis. Met een bon heb je recht op een korting. Het broodje betaal je ter plaatse.
- De broodjes kunnen worden afgehaald in de catering tussen 11.00 en 12.30 uur.